最让人想翻白眼的5种email坏习惯





最让人想翻白眼的5种email坏习惯

用email沟通时,我们往往为了讲求效率,而忽略了该有的礼貌,惹怒了对方而不自知。事实上,人们真正在意的是你如何沟通,而不是你说了什幺。

即便是多受人喜爱或是有礼貌的人,在用email沟通时,也很可能不自觉地成了别人眼中的“白目人”。

确实,常常看到所谓的职场达人提醒,email沟通要简短有效率,最重要的是要却保事情完成。但是,在追求效率的同时,我们很可能因此惹怒别人而不自知。

1.毫不考虑地直接按下“全部回覆”

如果收件人不只有你一个人,那幺在回信之前,请仔细考虑清楚,有必要让所有收件人都收到你回覆的内容吗?如果你只是回说“谢谢”或“收到了”这种简单的讯息,有必要让所有人都知道吗?

在你回信前,要先想清楚有哪些事情需要沟通?再分别针对你要沟通的内容,分别回覆给负责的人。事实上,这样个别的回覆,讯息比较清楚,也比较能达到沟通的效果,又能减少对其他人的干扰。

2.回答太过简短,显得没诚意

当对方认真地写了一长串完整的讯息,而你的回覆却只有简短的两三个字:“收到”或“知道了”,容易显得过于草率,缺乏诚意。

例如,假使你在忙,没办法立即仔细看完信件内容。你可以再多写一两句,例如“等到晚一点有空,我会再仔细看”;或者,你可以谢谢对方,例如“谢谢你提供的资料”或“谢谢你的整理”等。

3.信件主旨特别加上“急件”两个字

你得先确定,这信件是有多急迫,需要对方多快处理或回覆。如果真的事态紧急,不如直接打电话是最快、最直接的方法,而不是用email的方式,期待对方马上回覆。

就算真的很紧急,希望对方儘快回覆,那幺请直接写在信件主旨内,例如“请在今天下班回覆”等,而不是只在主旨前加上“紧急”这两个字,收件人如果没有打开信件内容,根本不知道到底是有多紧急。

4.写信指责别人的不是

Email沟通无法看到对方的表情或说话的声音,因此如果用字不小心,很容易会让对方误会你的意思,因此要儘可能避免负面的字眼和指责的语气。

如果你需要提出纠正或是建设性的批评,调整一下自己的用字,用比较正面的说法提出你的意见。例如,假设对方的工作方式有些不妥或是出了差错,你可以说“之后如果碰到类似的情况,你可以??”,而不是直接跟对方说“你不应该??”。

5.像机器人一样冷冰冰

我们常常为了追求效率,而忘了人际关係之间该有的礼貌与温度。Email沟通也是如此,正如同前文提及,由于缺乏面对面沟通,email的文字稍有不慎便会引起误会。

因此在追求效率、不浪费时间的同时,也不要让对方觉得你的信件内容像是机器人一样冷冰冰。就如同和朋友见面讨论事情,总是会先打招呼,然后再切入正题。Email沟通也是如此,当然,你不需要说太多废话浪费时间,但是在进入正事讨论之前,可以先有简短的招呼语。

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